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毎回のミーティング設定に時間をかけていませんか？
特に定期的なクラスやセッションなどで同じ設定が必要な場合、毎回手動で入力するのは非効率。そんな時に役立つのが、Zoomの「テンプレート機能」です。
この機能を使えば、設定の手間を減らし、ミスも防げます。
この記事では、テンプレートを活用して効率的にミーティングを作成する方法とそのメリットを詳しく解説します。
目次
Zoomテンプレート機能とは？
Zoomテンプレート機能は、ミーティングの設定を事前に保存しておき、同じ形式のミーティングを素早く作成できる便利な機能です。
例えば、以下の設定を保存できます。
- ミーティング名
- パスコードや待機室の設定
- ビデオのオン/オフ設定
- 参加者の権限（画面共有やチャットの許可）
テンプレートは繰り返しのクラスやセミナー、定期的なセッションなどで特に便利です。
Zoomテンプレートを作成する方法
既に作成しているミーティングからテンプレートを作る方法をご紹介します！
Zoomアカウントにログイン
まず、Zoomのウェブポータルにアクセスし、アカウントにログインします。
テンプレートの作成
「スケジュール済みのミーティング」ページに移動
テンプレートとして保存したいミーティングをクリック
「テンプレートとして保存」オプションを選択
対象のミーティングを開くと、「テンプレートとして保存」のボタンが表示されます。
テンプレートを入力して保存
分かりやすいテンプレート名を入力して「テンプレートとして保存」をクリックすれば、保存が完了します。
テンプレートの編集と確認
保存したテンプレートを後から編集することも可能です。
ミーティングに必要な設定をカスタマイズして、特定の用途に合わせたテンプレートを作りましょう。
テンプレートを使ったミーティングの作成方法
テンプレートを活用するのは非常に簡単です。
「スケジュール」ボタンをクリック
Zoomのウェブポータルからミーティングを開き、「スケジュール」ボタンをクリックします。
「テンプレートを使用」から対象のテンプレートを選択
下にスクロールすると「テンプレート」の項目があります。対象のテンプレートを選択しましょう。
必要に応じて日時や出席者（参加者）を追加
設定が完了したら「保存」で新しくミーティングが作成できます。
これで、設定済みの内容が反映されたミーティングがすぐに作成できます。
テンプレート活用のメリット
テンプレート機能を活用することで、以下のようなメリットが得られます。
- 時間の節約
- 手動入力の手間と時間を省ける。
- 設定ミスの防止
- 保存した内容を再利用するため、設定漏れや間違いを防げる。
- 一貫性
- 毎回同じ設定でミーティングを開催できるため、お客様や生徒さんに安心感を与えられる。
注意点と改善ポイント
テンプレートは便利な機能ですが、以下の点に注意をしましょう！
- テンプレートの管理
- テンプレートが増えすぎると逆に混乱するため、用途別に名前を付けて整理することが重要です。
- テンプレートの見直し
- ビジネスの変化に合わせてテンプレートを定期的に更新しましょう。
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さいごに
Zoomのテンプレート機能を活用すれば、ミーティング作成の時間を大幅に削減でき、設定ミスを防ぐことが可能です。
効率的なセミナー開催を目指すなら、ぜひテンプレート機能を試してみてください。
テンプレートを活用して、時間も労力もスマートに管理しましょう！
