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ビジネスシーンでのコミュニケーションを円滑にするためのツールとして、チャットワークは多くの企業・個人で活動されている方に利用されています。
本記事では、チャットワークの基本的な使い方から、効率的に活用するためのテクニックまでを詳しく解説します。
初心者の方でも安心して利用できるよう、ステップバイステップで説明していきますので、ぜひ最後までご覧ください。
目次
チャットワークとは？
チャットワークは、チャット形式でメッセージがやりとりできる、ビジネス向けに開発されたコミュニケーションツールです。
シンプルなデザインで直感的に操作が可能なため、多くの企業や個人の方が採用しています。
パソコンからでも、スマホのアプリからでも見ることができるので、仕事に関する連絡をチェックするのに役立ちます。
無料から使用することができ、無料のフリープランでは、40日以内に投稿されたメッセージのみ閲覧が可能です。
また、先方もチャットワークを利用していること（利用すること）が必要となります。
チャットワークの基本機能
基本的な機能は以下の３つになります。
- メッセージ送信 テキストメッセージを個人またはグループに送信できます。
- ファイル共有 ドキュメントや画像などのファイルを簡単に共有できます。
- タスク管理 リアルタイムでのコミュニケーションが可能です。
- ビデオ通話／音声通話機能 リアルタイムでのコミュニケーションも可能です。
この機能を紹介する前に、チャットワークの使用するための登録方法・コンタクトの追加方法をお伝えします。
チャットワークの登録方法
チャットワークは、メールアドレス、もしくは、Googleアカウントで登録ができます。
パソコンからWebブラウザを立ち上げ、新規登録ページから画面に従って登録していきましょう。
登録が完了し、ブラウザ版のチャットワークはこんな感じに表示がされます。
画面左側が、コンタクト先やグループチャット、真ん中が直近のやり取り・返信欄があります。
画面右側に概要、タスクと続きます。
コンタクト先の追加方法
登録した状態では、「マイチャット」しか表示がされていない状態です。
連絡する相手をコンタクトに追加することで、直接チャットでやり取りすることができたり、グループチャットへ招待することができます。
コンタクト先の追加方法
1.チャットワークの画面右上「コンタクト管理」をクリックします。
2.「コンタクト管理」が表示されます。
先方がチャットワーク未登録だったり、チャットワークを使用されているか分からない場合は、「招待してつながる」から、「メールで招待する」「リンクを共有して招待する」のいずれかを選択して、先方へ送りましょう。
チャットワークを利用されている方の場合は、「利用中の知り合いを探す」から検索して追加することも可能です。
プロフィールをリンクして追加してもらう
プロフィールリンクを共有して、先方に追加してもらう事も可能です。
1.画面右上の自分の名前をクリックし、「プロフィール」を選択します。
2.「リンクをコピー」をクリックし、先方にお伝えしましょう。
基本機能：メッセージ送信
まずは基本のメッセージから。
テキストメッセージの送り方
連絡をするコンタクト先を選択し、返信欄にテキストを入力します。
絵文字を使い時には「☺」のマークを使うと、チャットワーク内で使える絵文字が表示されます。
文字入力で出る絵文字も送ることができます。
メッセージの編集
もし、メッセージを間違えてしまったときには編集することが可能です。
該当のメッセージにマウスをあてると、「編集」が表示されます。ここをクリックし、編集しましょう。
メッセージを引用する
相手の質問などに答える際に、頂いたメッセージを引用することで、さらに伝わりやすくなります。
引用するメッセージを選択し「メッセージに引用」をクリックします。
返信欄に引用が入力されます。
送信すると、メッセージには引用元がこんな感じに表示されます。
グループチャットでは「To」を使おう
グループチャットでメッセージを送る場合は、「To」を使いましょう。
「To」をクリックすると、「ALL」を選択すれば、全員宛になります。
特定の人に対してのメッセージであれば、「To」をクリックし、その方を選択することができます。
個別の相談だったり、みんなに共有する必要のない情報の場合は、個別にダイレクトチャットで連絡をしましょう。
基本機能：ファイル送信
ファイル送信も返信欄から行います。
ファイルの送り方
1.返信欄の上に表示されている「クリップ」のアイコンをクリックします。
2.パソコン上にあるファイルを選択します。
3.アップロードが完了すると下記の画面になるので、メッセージがあれば入力し「送信」をクリックすれば送信完了です。
4.送付したファイルは、ファイル名をクリックするとダウンロードすることができます。「プレビュー」を押すと、ダウンロードせずにファイルを表示させることができます。
基本機能：タスク管理
チャットワーク上でタスク管理をすることもできます。
タスクを追加する場合
1.画面右の「タスク追加」をクリックします。
2.タスク内容・担当者・期限を設定し、「タスクを追加」をクリック
3.追加されると、こんな感じに表示されます。
同時に、メッセージにもタスクが追加されたことが通知されます。
メッセージからタスクを追加する場合
1.タスクの内容が分かるメッセージを選択すると、「メッセージに引用」「タスクに引用」が選べるので、「タスクに引用」をクリックします。
2.タスクに引用が反映されますので、担当者・期限を設定し、「タスクを追加」をクリックします。
タスクが完了したら
1.画面右のタスクにある「完了」をクリックします。
2.完了の処理が終わると、メッセージにも履歴が残ります。
基本機能：ビデオ通話／音声通話機能
返信欄からビデオ通話、音声通話を開始することができます。
ビデオ通話／音声通話の使い方
1.返信欄のビデオのアイコンをクリックします。
2.Chatwork Liveを開始します。が表示されるので、「ビデオ通話」もしくは「音声通話」を選択しましょう。
3.終了ボタンで、終わることができます。
分かりやすいメッセージの装飾方法
テキストでも分かりやすいように、チャットワークには、装飾機能があります。
罫線を入れる [hr]
返信欄で区切りをつけたい部分に[hr]を入力すると、線引きがさせるので、メッセージの区切りが分かりやすくなります。
送信すると、下記の表示になります。
囲み枠をつける [info][/info]
返信欄で囲みをつけたいメッセージの前に[info]、メッセージの後に[/info]を入力すると、メッセージを四角で囲むことができます。
送信すると、下記の表示になります。
他の装飾
他にも装飾や活用方法が公式サイトにまとめられていますので、もっと知りたい！という方は下記を見てみて下しさい。
Chatwork（チャットワーク）の装飾タグの種類と装飾する方法
チャットワークの便利な使い方
さらに便利な使い方もご紹介します。
概要の活用
概要欄は、使用している限り表示することが可能です。（フリープランでも有料プランでも）
なので、その方のZoomIDや、共有フォルダなど、必要情報をまとめておくのにとても便利です。
概要の右上にある鉛筆マークをクリックすると、概要の内容を追加・修正することができます。
メッセージのリアクション
テキストメッセージを返すまでもないけど、「読みました！」を伝えたいときにはリアクションが便利。
該当メッセージにマウスを当てて、「リアクション」をクリックします。
近い気持ちのリアクションを選択します。
すると、こんな感じに表示されます。
メッセージの未読
メッセージが来ても、今は返事が返せない。という時には、未読が便利。
返信漏れを防ぐことができます。
未読にしたいメッセージにマウスを当てて、一番右端の「・・・」から「未読」をクリックすると、ステイタスを変更することができます。
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さいごに
テキストのメッセージでも、装飾を使うことで読みやすくなったり、タスクの管理ができたりと、事務サポートの場でもチャットワークは活躍しています。
この記事を通じて、チャットワークをより効果的に活用いただければ幸いです！
