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今回は、セミナーなどで作ったワークシートを受講生さんに渡すときに便利なコピーを渡す方法をお伝えします。
ワークシートじゃなくても、元のデータを崩したくないというデータや、テンプレートを渡すときにも使える方法になります。
「コピーを作成」とは？
Googleアプリで作成したデータであれば、データを渡すことなく、コピー作成することできます。
これは、スプレッドシートのコピーのURLをクリックしたときの画面になります。
受講生の方は、「コピーを作成」をクリックすれば、元データと同じ内容をコピーできます。
講師は、元データを渡さずに、受講生へコピーのデータを渡すことができます。
コピーを渡す方法
今回はスプレッドシートで方法をご紹介します。
ドキュメントも同じ方法になります。
共有設定を変更
まずは、共有設定をします。
ファイル右上の「共有」をクリック。
一般的なアクセスを「リンクを知っている全員」に変更し、権限を「編集者」にします。
※権限を「閲覧のみ」にすると、閲覧モードでコピーされ、受講生は再度コピーする作業が発生するため、編集者にします。
編集者にしてもコピーを作成するため、元データが編集されることはありません。
共有リンクをコピー
共有設定をしたら、「リンクをコピー」をクリックします。
共有リンクを編集
コピーしたリンクをメモなどに張り付けて、URLを編集します。
「/edit」以降を「copy」に変更します。
元のURL）https://XXXX～/edit?usp=sharing
↓
編集URL）https://XXXX～/copy
今回のデータであれば、こんな感じに編集しました。
コピーのURLを受講生へ連絡
受講生は、URLをタップすれば、コピーの画面に移行するので「コピーを作成」で自分のクラウドに保存することができます。
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さいごに
データの共有で一番厄介なのは、元データが変わってしまう事ですよね。
この方法であれば、講師も受講生も負担が少なくデータの共有ができるので、ぜひ試してみてください。
